Tabellen vergleichen und aussortieren

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  • Tabellen vergleichen und aussortieren

    Hallo Leute!

    Ich bräuchte mal dringend eure Hilfe :O
    Undzwar geht es um Vergleichen/Aussortieren von Daten in mehreren Tabellen. So könnte man es grob beschreiben^^


    Ich habe 3 Tabellen: In der ersten stehen Projekt Teilnehmer, Ihr Alter und das Geburtsdatum des Kindes. In der 2. Tabelle stehen alle Mütter die in einem Landesbezirk entbunden haben, sprich Name von Mutter und Kind, Geburtsdatum von Mutter und Kind, Alter von Mutter und eine Nummer.

    Meine Aufgabe ist es jetzt grafisch darzustellen wie viele Mütter aus dem Landesbezirk in dem Projekt sind. Es sollen drei Diagramme werden. Einmal wieviele Mütter gesammt, einmal wieviele jährlich und einmal monatlich im Projekt sind. (Ich hoffe Ihr versteht was ich meine :/)

    In der 3. Tabelle sind noch Austritte aufgelistet. Dies soll in einem Kreisdiagramm grafisch dargestellt werden. Wieder: wieviel sind insgesammt aus dem Projekt ausgetreten und ein 2. Diagramm: wieviel sind moatlich ausgetreten.

    Hier ein Beispiel der 3 Tabellen:



    Bei diesem Beispiel wäre es so: 6 von 10 Mütter, die entbunden haben, sind im Projekt. Also 60%
    Hier kann ich das noch ablesen, aber bei der richtigen Liste sind weit mehr... (um die 600). Wie kann ich diese rausfiltern ??

    Ich hoffe nun Ihr erkennt mein Problem :) und würde mich freuen wenn mir jemand helfen kann!! Wenn noch etwas unklar ist fragt einfach..^^


    Mit freundlichem Gruß,

    Marco

    Dieser Beitrag wurde bereits 2 mal editiert, zuletzt von KDC_LoD ()

  • Hallo Marco,

    gut, es gibt viele Wege nach Rom und damit auch zu Deiner Lösung, aber hier einmal ein Vorschlag:

    Da es Dir ja um die Anzahl für Deine Diagramme vor allem geht, hilft die Funktion "=Anzahl" -> z. B. die 60% Mütter.

    Damit Du aber die Einträge filtern kannst, die gezählt werden sollen (weil zwischen beiden Tabellen übereinstimmen), kann man als Funktion "=ZÄHLENWENN" (wenn es nur um den Vergleich von übereinstimmenden Namen geht) oder auch "=SVERWEIS" (wenn Du bei Übereinstimmung der Namen noch eine weitere Info brauchtst, wie Datum) wählen.

    Bleiben wir bei dem Beispiel mit den 60%, also wie viele Namen aus der Tabelle 1 stimmen von den 10 Namen aus Tabelle 2 überein.

    1. Da in Tabelle 1 die Namen der Mütter getrennt nach Vor- und Nachname in 2 Spalten (A und B) sind, in der Tabelle 2 aber im Format "Nachname, Vorname" stehen (Spalte D), was eine eindeutige Suche unmöglich macht, brauchen wir in der Tabelle 1 eine neue Spalte E, wo wir den Nach- und Vorname "verketten", damit in beiden Tabellen im gleichen Format
    -> in der Zelle E4 folgendes eingeben:

    =verketten(A4;", ";B4)

    Die Formel dann für alle Einträge in der Tabelle 1 in der Spalte E runterkopieren, also E4 bis E9. Nun steht auch in der Tabelle 1 für "Meier" und "Ingrid" es im gleichen Format "Meier, Ingrid" wie in der Tabelle 2.

    2. So, nun kommen wir zum Filtern, also, ob z. B. "Meier, Inge" in beiden Tabellen vorhanden ist.

    In der Tabelle 1 in die Spalte F folgende Formel eingeben:

    =ZÄHLENWENN(A18:F28;E4:E9)

    Wenn eine Übereinstimmung da ist, also beide Namen vorkommen, dann gibt es den Wert 1, ansonsten 0. Nun kannst Du in der Tabelle 1, Zelle E10, die Formel =Summe(F4:F9) eingeben und hast die Zahl 6 (logisch).

    In der Tabelle 2 in der Zelle D29 auch noch die Anzahl-Formel (also =Anzahl(D19:D28) und Du hast Dein 6:10-Verhältnis.

    3. Warum jetzt die Funktion mit den Filtern einer Übereinstimmung zwischen den Einträgen in beiden Tabellen, wenn es doch eigentlich nur um die Anzahl der Einträge in den Tabellen 1 und 2 geht?

    Nun, Du willst ja auch noch filtern, nach Jahr, Datum, Landbezirk (die Spalten dafür hast Du zwar in Deinem Beispiel nicht drin, habe es aber aus dem Text so rausgelesen). Das kannst Du halt mit dem zweiten Teil der obigen ZÄHLENWENN-Funktion machen (z. B. soll geschaut werden, ob es die Namen in E4:E9 aus der Tabelle 1 auch in den auch in der Tabelle 2 in A18:F28 gibt). Für das verwendete Beispiel mit den Namen kannst Du auch ein Datum, Datumsbereich usw. verwenden.

    4. Wenn Du nicht nur die Frage hast, ob eine Übereinstimmung vorhanden ist, also JA/NEIN (also Wert "1" oder "0"), sondern, wenn JA, dann ... (gibt mir z. B. das Alter der Mutter, den Landkreis usw. aus), dann kann die Excel-Funktion/Formel SVERWEIS verwendet werden.

    Beispiel: Suche mir das Alter der Mutter raus, wenn der Name in der Tabelle 1 und 2 übereinstimmt.

    =SVERWEIS(E4:E9;A18:F28;6;FALSCH)

    Das FALSCH bedeutet, dass die Namen genau übereinstimmen sollen und das Alter steht in der Tabelle 2 ja in der Spalte F (=6).

    Nun könntest Du wieder über ZÄHLENWENN aus den erhaltenen Einträgen filtern, wie viele aus dem Landkreis XY kommen, ein Alter von-bis haben usw.

    Entspricht das Deinen Vorstellungen?

    Viele Grüße

    Heiko
  • Hoho!

    Yea Danke!!! Das bringt mich schon viel weiter!
    Wenn es dich nicht stört, hätte ich dann doch noch eine Frage :D

    Welche Formel brauch ich das ich aus den 2 Feldern (E10 und D29 (also aus 6 und 10) 60% macht ? Bei dem beispiel ist es ja zu sehen, dass es 60% sind aber wenn die Zahlen größer sind, wird es schwieriger..^^

    Mit dankendem Gruß,

    Marco
  • Hallo Marco,

    fein!

    Nun, mit einem einfachen Dreisatz -> 6 * 100 /10 = 60

    Im Beispiel also die Formel: =(E10*100)/D29

    Noch ein Nachtrag zu Punkt 2 und 3:

    Wenn Du die ZÄHLENWENN und SVERWEIS runterkopierst für die ganzen Zeilen jeweils in der Tabelle 1, dann passt Excel automatisch immer die Zellbezüge an, also aus =ZÄHLENWENN(A18:F28;E4:E9) wird in der nächsten Zeile dann =ZÄHLENWENN(A19:F29;E5:E10) -> oft nützlich, aber in dem Fall wollen wir ja das nicht, da wir dadurch falsche Bezüge bekommen.

    Also, bei der ersten ZÄHLENWENN-Funktion die Bezüge "fixieren" und das macht man mit dem "$"-Zeichen.

    Deshalb sieht die richtige Funktion jetzt so aus:

    =ZÄHLENWENN($A$18:$F$28;$E$4:$E$9)

    gleiches gilt für die SVERWEIS-Funktion, also:

    =SVERWEIS($E$4:$E$9;$A$18:$F$28;6;FALSCH)

    Viele Grüße und einen schönen Sonntag noch

    Heiko
  • Ah ok :D Danke!

    Habe wieder eine Frage gefunden ^^
    Undzwar werden oft bei Anzahl "2" angezeigt, weil die Mutter 2x in der Liste steht (Tabelle 2). Sie bekommt also zum 2. mal ein Kind. Und wenn ich das dann summiere wird sie 2x dazugezählt..:/ aber eig ist es ja nur eine Person! Wie kann ich das jetzt schreiben, dass sie nur einmal dazu gezählt wird ??

    Mfg,

    Marco
  • OK :), na dann die nächste Erweiterung ... mit einer Wenn-Dann-Einschränkung:

    =WENN(ZÄHLENWENN($A$18:$F$28;$E$4:$E$9)>=1;1;)

    Bedeutet: wenn der ermittelte Wert (Anzahl Mütter) >=1, dann soll die Zahl 1 erscheinen, ansonsten nix ändern.

    Damit werden alle Doppelnennung usw. auf 1 gesetzt.

    Wenn Du aber z. B. die Anzahl Kinder pro Mutter rausbekommen möchtest, nimmst Du halt die WENN-Anweisung wieder raus.

    Viele Grüße

    Heiko

    Dieser Beitrag wurde bereits 5 mal editiert, zuletzt von heiko007 () aus folgendem Grund: mit deaktivierten Smilies ging es

  • Aahaa :D Danke!

    Habe schon wieder eine neue Frage ^^ :)
    Undzwar wollt ich das mit dem "ZÄHLENWENN..." mit einer 3. Liste (Austritte) genauso machen, diese sollen nämlich zu den Projektteilnehmern dazugezählt werden. Doch es werden nur "0" angezeigt obwohl einige Namen mit Tabelle 2 (die Tabelle mit allen Mütter im Landkreis) übereinstimmen...Wie kann das sein ??

    Netter Gruß und noch einen schönen Abend,

    Marco
  • Hallo Marco,

    rein technisch/Excel-mäßig, weil Du entweder z. B.:

    - für die Einträge in der Tabelle 3 (Austritte) den Punkt 1 aus meiner ersten Antwort gestern nicht gemacht hast - "verketten" (kann es seien, dass Du deshalb einmal nach dem vollen Namen [Vor- + Nachname in Tabelle 2], verketteten Namen [Tabelle 1] und getrennten Namen [Tabelle 3] suchst?),

    - oder, wenn Deine einzelnen Tabellen wirklich so angeordnet sind, wie in dem Beispiel von Dir + die Namen in Tabelle 3 auch vorher "verkettet" hast, und Du dann den Datenbereich von der Tabelle 2 einfach auf die Tabelle 3 einfach vergrößert hast (um die Austritte mit zu erfassen) -> dann kann er natürlich die Spalten (sind ja jetzt unterschiedlich angeordnet + Leerzeilen dazwischen) nicht mehr zuordnen.

    Zum Verständnis:
    Unabhängig davon weiß ich jetzt nicht ganz, ob ich Dein jetziges Ansinnen so ganz verstehe, denn die Namen aus der Tabelle 3 jetzt noch denen der Tabelle 2 zuschlagen zu wollen, bringt ja Doppelungen rein, oder? Müssten doch eigentlich bei allen Abfragen abgezogen werden, von den Einträgen aus der Tabelle 1 (Austritt aus dem Projekt)?

    Tabelle 2 enthält die Gesamtliste aller Teilnehmer, Tabelle 1 die Projektteilnehmer und Tabelle 3 die der Austritte aus dem Projekt richtig?

    Also, 60% haben am Projekt teilgenommen (6 von 10) und von diesen 60% sind 33,3% aus diesem augeschieden (2 von 6). Da Tabelle 3 nur Namen aus der Tabelle 1 enthalten kann (waren ja mal in den Projekt drin; natürlich sind die gleichen Namen logischer weise auch in der Tabelle 2 = Gesamtliste aller), ergibt sich damit für mich einfach dieser Ansatz oben mit den dargestellten Verhältnissen aus Gesamtanzahl vs. Projektteilnehmer vs. Austritte.

    Wenn ich da total schief liege, musst Dich noch mal melden.

    Viele Grüße

    Heiko
  • Hallo Heiko! :D

    Du hast vollkommen recht! Ich hatte leider einen Fehler in meiner Beispieltabelle...denn in der Originaltabelle "Austritte" sind Namen vorhanden die entweder nur in Tabelle 1 vorkommen, nur in Tabelle 2 vorkommen, in beiden Tabellen vorkommen oder in keiner Tabelle vorkommen...recht kompliziert :(
    Ich müsste jetzt die rausfilern, die a) in keiner Tabelle stehen oder b) nur in Tabelle 2 stehen.

    Zu den Sverweis Formel: Da hab ich mich glaub ich falsch ausgedrückt oder du hast mich falsch verstanden (is ja auch egal^^).
    Mit den Ergebnissen dieser Formel will ich am Ende eine grafische Übersicht gestalten:



    Hier sieht man alle 3 Kurven. Pro Monat muss dann die Anzahl der hinzugekommenen Mütter bzw. Austritte angezeigt werden. Hierbei wird die Kurve dann größer oder kleiner.
    Das hat den vorteil, dass man sieht wenn es kritischer wird (z.B. Wenn Austrittskurve zu Projektteilnehmerkurve näher kommt) oder wenn der Durchschnitt besser wird (Kurven gehen auseinander)
    Ich hoffe das ist umsetzbar, denn leicht ist es glaub ich nicht mehr...)^^


    Und jetzt was ganz anderes^^
    Wie kann ich verschiedene Namen in einer Liste zählen? Doppelte sollen auch gezählt werden. Hier ein Beispiel:

    Paul --> 3
    Bert --> 2
    Carl --> 1
    Paul --> 3
    Inge --> 1
    Bert --> 2
    Paul --> 3

    So sollten dann die 2 Spalten aussehen.

    Würd mich sehr freuen wenn du mir nocheinmal helfen könntest! :D
    Am Ende will ich mich irgendwie revangieren!! Weiß zwar noch nicht wie aber mir wird schon noch etwas einfallen :P

    Danke schonmal für deine bisherige Hilfe!

    Mfg,

    Marco
  • Hallo Marco,

    kein Problem!

    Also, Punkt 1:

    ZITAT
    ...
    Ich müsste jetzt die rausfilern, die a) in keiner Tabelle stehen oder b) nur in Tabelle 2 stehen....

    Frage: Wie geht denn das unter "a)" von Dir gemeinte -> etwas filtern, was es gar nicht gibt? ;)
    In der Tabelle 2 stehen doch die max. möglichen Anzahlen der Teilnehmer/Mütter.

    Zu 2.:

    Diagramm
    Nun, mit den besprochenen Formeln hast Du ja tagaktuell den Stand in/aus den einzelnen Tabellen. Am Monatsende nimmst Du jeweils die ensprechenden Zahlen (Anzahlen), schreibst sie manuell in eine neue Tabelle, mit dem Monat + Jahreszahl als Kopfzeile und lässt daraus ein Diagramm erstellen. Jeden Monat fügst Du dann eine weitere Zeile oder Spalte mit dem aktuellen Stand hinzu und erweiterst das bestehende Diagramm um diese (oder legst gleich alle Monate des Jahres erst einmal an und schreibst dann jeweils die Zahlen aktuell dazu).
    Man könnte natürlich über zusätzliche Datumsspalten in der Tabelle 1 und 3 die Sache noch etwas automatisieren - aber willst Du den Aufwand und ändert ja nix an der Aussage?

    Namen-zählen
    z.B. mit einer vorgestellten ZÄHLENWENN-Funktion, das Suchkriterium ist dabei der von Dir gewünscht Name, nach dem gesucht werden soll. Du bekommst dann als Anzahl die Summe, wie oft dieser Name vorkommt. Du schreibst dann alle möglichen Namen untereinander und in die Spalte daneben die ZÄHLENWENN-Formel, die sich jeweils den entsprechenden Namen pro Zeile zieht (beim "Bereich" wieder daran denken, den Bezug mit dem "$"-Zeichen zu fixieren).
    Wenn Du nach Vornamen suchst, brauchst Du halt eine Spalte in den Tabellen, wo nur der drin steht, nicht Vor- und Nachname zusammen (mit beiden geht war auch, aber wieder eine extra Funktion nötig und manchmal etwas fehleranfällig).

    Hab ich Dir helfen können?

    Viele Grüße

    Heiko

    Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von heiko007 () aus folgendem Grund: Ergänzung

  • Hi Heiko :D

    Danke :P
    Das mit den Zählen hab ich jetzt und das mit den Diagrammen habe ich auch verstanden :D
    Bloß das mit der Formel SVERWEIS hat irgwie nich geklappt...Wollt ja die Mütter nach in Tabelle 1 Eintrittsmonat sortieren, die Mütter in Tabelle 2 nach Entbindungsmonat und halt noch Tabelle 3 noch Austrittsmonat (klingt irgwie komisch...Beispiel für Tabelle 1: im Monat Janur 2007 sind 5 Mütter dem Projekt beigetreten, im Februar 6...)

    Leider glaube ich jetzt das wieder ein bisschen anders als ich es mal erklärt hatte oder teilweise anders^^ sry! So is es jetz richtig! :P

    Und wenn ich davon die Ergebnisse habe, mach ich mir eine neue Tabelle und dann das Diagramm :D

    Ich danke dir schon mal. Und noch einen schönen Abend :)

    mfg,

    Marco
  • Hallo Marco,

    gut, wenn Du nur die Anzahl pro Monat haben möchtest, dann geht es so:

    Um gleichzeitig den Monat und das Jahr rauszufiltern, nehmen wir die ZÄHLENWENNS-Funktion.
    (die SVERWEIS brauchten wir ja nur für Übereinstimmungen, jetzt geht es um Anzahlen nach dem Kriterium Monat und Jahr).

    Und so wirds gemacht:

    - in der Tabelle mit dem Datum (z. B. Eintrittsdatum) eine neue Spalte anfügen
    - in die neue Zelle gibst Du die Formel =MONAT() ein und den Bezug auf die Zelle mit dem Eintrittsdatum
    - das gleiche machen wir in einer weiteren Spalte, dieses mal mit der Formel =JAHR()

    Bsp.:

    ---------------Spalte A----------------SpalteB-------------SpalteC
    Zeile1---------01.01.2009-------------=MONAT(A1)---------=JAHR(A1)

    Nun erscheint in der Zelle B1 als Ergebnis 1 für den Januar, in der C1 die Zahl 2009 für das Jahr. Das machst Du für alle Einträge in der Tabelle.

    Jetzt kommt die neue ZÄHLENWENNS ins Spiel:

    =ZÄHLENWENNS(C1:C12;2009;B1:B12;1)

    Die 2009 in der Formel steht für das Jahr - hier kannst Du statt der blanken Zahl natürlich auch einen Zellbezug angeben, wo die Zahl drin steht. Dito ist es mit der "1", gibt den Monat Januar an und kann auch als Zellbezug in die Formel eingeben werden.


    Bsp, wenn Du die Werte für Monat + Jahr aus einer extra Tabelle ziehen möchtest und damit gleich übersichtlich die einzelnen Werte auf einen Blick hast:

    ---------------Spalte A------Spalte B-------Spalte C
    Zeile 20------- Januar--------2009----------=ZÄHLENWENNS(C1:C12;A20;B1:B12;B20)

    (C1:C12 und B1:B12 sind nur beispielhaft zu obigem Beispiel)

    Probier es mal, ob es geht.

    Viele Grüße

    Heiko

    Dieser Beitrag wurde bereits 5 mal editiert, zuletzt von heiko007 () aus folgendem Grund: Ergänzt und geändert

  • Ah ok! :D
    Ich hab jetzt alles soweit!! :D Nur noch eine Winzigkeit undzwar: Wie kann ich in ein Liniendiagramm mehrere Linien (3) einfügen ? Wenn ich ein neuen Datenbereich auswählen will, löscht er mir immer den alten.
    Und oben steht das auch: "Der Datumsbereich ist zu komplex, um angezeigt zu werden. Wenn ein neuer Bereich ausgewählt wird, werden alle Reihen im Bereich 'Reihe' ersetzt."

    Wenn das geschafft ist, bin ich (hoff ich) entgültig fertig :D:D

    mfg,

    Marco!

    ----------------------------------------
    EDIT:

    Zur Verdeutlichung hier mal die richtige Tabelle (=Das Ergebniss von uns :D)

    bilder-space.de/show.php?file=04.02ksjVZE0BVuPSrOo.JPG

    Dieser Beitrag wurde bereits 1 mal editiert, zuletzt von yuhu () aus folgendem Grund: Doppelpost

  • Hallo Marco,

    also Endspurt für uns jetzt angesagt! :)

    - Du hast in Deiner Tabelle 3 x die Datumsspalte drin - erstes Problem. Eine reicht doch, die ganz linke (die anderen beiden kannst Du fürs Diagramm entfernen)
    - Deine Spaltenköpfe in der Tabelle sind problematisch für Diagramme - oben eine verbundene Zelle (Projektteilnehmer, Entbindungen usw.), darunter dann jeweils Datum + Anzahl. Das dürfte Diagramm-Funktion von Excel durcheinander bringen (was ist Legende, was ist erster Eintrag?).

    Somit Vorschlag:

    Datum--Anzahl_Projektteilnehmer--Anzahl_Entbindungen --Anzahl_Austritte
    Apr 06----50-----------------------20----------------------10

    usw.

    Probier mal, wird funzen.

    Viele Grüße

    Heiko
  • Es hat gefunzt :D

    So jetzt aber Schluss mit der Arbeit! Wir sind fertig!!! :D
    Nochmal ein ganz großen Dankeschön!! Auch von meiner Mutter ^^ Denn unsere Arbeit war für ein Projekt namens "EKiB" (Entwicklung von Kindern in Beziehung) wo sie die Koordinatorin ist und um Ihr zu helfen, wollt ich das Diagramm erstellen :). Wenn du Lust und Zeit hast kannst du ja ma googlen, dann siehst du, dass es das auch gibt ^^
    Leider wird das Diagramm nicht ins Internet gestellt :( Es ist Vorzeigeobjekt für ähnliche Projekte, die noch in der Entwicklungsphase sind oder für das Ministerium..

    Also noch mal Danke und noch ein schönen Abend!

    mfg,

    Marco