habe für Dich zwar nicht die Endlösung - aber google einmal nach Begriffen wie CRM Mircosoft outlook
Da findest Du einige Hinweise auf Deine Fragestellung. MS selbst bietet prof. Lösungen zwar an, aber diese sind äußerst mächtig und basieren fast alle auf einer SQL-Datenbank (prof. CRM) Du musst dann schon entscheiden, ob das für Deine Problemstellung nicht überzogen ist (das mit den Kanonen auf Spatzen ;-)) ) Hatte vor kurzem die gleiche Fragestellung und habe es dann aber sein lassen.
Du findest aber durchaus andere sehr flexible Lösungen von anderen Herstellern, oft aber auch leider keine Verknüpfung zu Outlook-Datenbank (PST).
Hoffe, ich habe etwas beitragen können